Инструкция по делопроизводству в Федеральном арбитражном суде Поволжского округа

приказом Председателя
Федерального арбитражного суда
Поволжского округа
от «6» апреля 2009 г. № 97
(с изм. от 12.05.2009 №06/05-131,
от 17.09.2009 №06-05/258)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в ФАС ПО (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом «Об арбитражных судах в Российской Федерации» от 28.04.1995 №  1-ФКЗ, Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами по делопроизводству и судопроизводству, Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.03.2004 №  27 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом руководителя Федеральной архивной службы. России от 27.11.2000. №  68, основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденная приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №  263, а также в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности арбитражного суда.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства в ФАС ПО, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями суда.

1.3. Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями суда. Методическое руководство работой с документами возлагается на отдел делопроизводства.

Для удобства пользования в Инструкции используются следующие термины:

  • "экспедиция" – специалисты (специалист) подразделения суда, получающие корреспонденцию из отделений связи, от граждан, организаций и отправляющие исходящую корреспонденцию;
  • "группа регистрации" – специалисты (специалист), получающие документы из экспедиции и регистрирующие их в базе данных автоматизированной информационной системы.
  • "отдел делопроизводства" – структурное подразделение арбитражного суда (канцелярия суда), занимающееся делопроизводством, в состав которого входят указанные выше специалисты;
  • "специалисты судебного состава" – работники суда, исполняющие обязанности по ведению делопроизводства в судебных коллегиях, составах, а также у конкретных судей.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для работников суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и других подразделениях суда требований настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагаются на начальника отдела делопроизводства суда.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами несут председатели судебных составов и начальники структурных подразделений.

1.4. Ответственный за делопроизводство (начальник отдела делопроизводства), назначенный приказом председателя ФАС ПО, обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией, знакомит работников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.

1.5 На специалиста по делопроизводству структурного подразделения возлагаются следующие обязанности:

  • учет и оформление входящей корреспонденции и документов, поступающих на исполнение;
  • учет и оформление исходящей корреспонденции и документов из структурного подразделения;
  • отправка исполненных документов через отдел делопроизводства;
  • ведение необходимой справочно-информационной работы;
  • подготовка и передача документов в архив суда;
  • подготовка предложений по номенклатуре дел структурного подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив;
  • периодическая проверка наличия документов, находящихся на исполнение у работников структурного подразделения;
  • информирование руководителя структурного подразделения о сроках исполнения поручений и документов.
  • выполнение другой работы по поручению руководителя структурного подразделения.

1.6. На специалиста судебного состава возлагаются следующие обязанности:

  • оформление судебных дел и документов для передачи их в экспедицию;
  • формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;
  • ведение необходимой справочно-информационной работы;
  • формирование электронных кассационных производств;
  • периодическая проверка (сверка) наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнение у судей, помощников судей, работников судебного состава;
  • своевременное внесение данных о перерывах в АИС «Судопроизводство»;
  • своевременное оформление аншлага судебных дел;
  • подготовка зала судебного заседания к судебному разбирательству;
  • надлежащее оформление командировочных удостоверений сторон, участвующих в деле;
  • выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.

Контроль за исполнением возлагается на специалиста, ответственного за организацию делопроизводства в судебном составе.

1.7. Ведение делопроизводства в судебных составах осуществляется специалистами судебных составов и помощниками судей, права и обязанности которых определяются должностными инструкциями.

1.8. Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем. При длительной болезни работника дела и документы по письменному распоряжению председателя коллегии, судебного состава, начальника подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются назначенному исполнителю.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение по распоряжению председателя суда ответственный за делопроизводство в суде принимает от них по все числящиеся за ними дела и документы.

Передача документов из одного судебного состава в другой осуществляется группой регистрации отдела делопроизводства, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление.

1.9. На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:

  • поступающие судебные дела и документы регистрируются в группе регистрации отдела делопроизводства в день их поступления в ФАС ПО;
  • выдача судебных дел и документов производится по реестру установленной формы под расписку помощнику судьи или специалисту делопроизводства судебного состава в тот же день с указанием даты и времени получения;
  • сведения о всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о процессуальных действиях и принятых судебных актах, исполненных документах не позднее следующего дня вводятся помощниками судей и специалистами отдела делопроизводства в АИС «Судопроизводство» и ЭОС «Дело»;
  • исходящая корреспонденция из ФАС ПО отправляется только через экспедицию суда.

Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители структурных подразделений суда, судебных коллегий и составов, помощники судей и специалисты делопроизводства.

1.10. Сведения, содержащиеся в служебных документах, являются конфиденциальными и используются только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства ФАС ПО.

1.11. Судьи и работники ФАС ПО несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.

В случаях утраты дел или документов помощники судей специалисты делопроизводства обязаны уведомить в письменном виде начальника отдела делопроизводства. Начальник отдела делопроизводства немедленно докладывает об этом в письменной форме председателю ФАС ПО или его заместителю, курирующему отдел делопроизводства, а также председателю судебного состава, начальнику структурного подразделения, в котором произошла утрата.

По факту утраты дел или документов проводится служебное расследование. По результатам расследования принимается решение.

1.12. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также действующей Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по обеспечению режима секретности в системе арбитражных судов.

1.13. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям Инструкции.

II. Организация документооборота и передачи информации

2.1. Организация документооборота

2.1.1. Движение документов в ФАС ПО от момента его подготовки, создания, регистрации и исполнения до передачи в архив или уничтожения образует документооборот.

2.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ФАС ПО, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях ФАС ПО и должностными инструкциями работников суда. 

2.2. Организация доставки документов

2.2.1. Доставка документов в ФАС ПО осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

Доставка корреспонденции в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, мелких пакетов, бандеролей и посылок, а также печатных изданий осуществляется с помощью почтовой связи.

2.2.2. Факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения поступают  по каналам электронной связи. 

2.3. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.3.1. Корреспонденция, поступающая в ФАС ПО способами, указанными в разделе 2.2, а также от представителей юридических лиц и граждан, принимается канцелярией суда в течение всего рабочего дня. При этом документы, адресованные председателю ФАС ПО, передаются в секретариат председателя.

При подаче документов заявителем лично специалист, принимающий их, проставляет на втором экземпляре заявления (копии) штамп с полным наименованием арбитражного суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается.

2.3.2. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела делопроизводства. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров сортировщика почтового отделения, которые хранятся в соответствующих нарядах экспедиции.

Специалистами экспедиции доставленные почтовые отправления сортируются по регионам, судебные дела комплектуются по количеству томов.

Поступившие судебные дела и документы, прилагаемые к делу с отсканированными копиями, передаются из экспедиции в группу регистрации в день поступления, но не позднее первой половины следующего рабочего дня.

При поступлении документов специалисты отдела делопроизводства сверяют соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях.

В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.

Конверты прилагаются к документам.

2.3.3. В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении или описи дела документов, повреждении документов и упаковок составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела делопроизводства. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах экспедиции (Приложение № 1).

2.3.4. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебном составе или подразделении в зависимости от их значимости и сложившейся практики работы с документами в суде.

2.3.5. Канцелярия отдела делопроизводства сортирует поступившую корреспонденцию по категориям:

  • кассационные жалобы;
  • заявления об обжаловании решений, действий (бездействия) судебных приставов-исполнителей;
  • заявления, связанные с исполнением судебных актов;
  • заявления о пересмотре судебного акта по вновь открывшимся обстоятельствам;
  • заявления об оспаривании решений третейских судов;
  • дополнительные материалы к судебным делам;
  • законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.

Письма и документы сортируются по категориям:

  • материалы к судебным делам;
  • письма для руководства;
  • документы с грифом «Для служебного пользования», и регистрируются в отделе делопроизводства.

2.3.6. На полученном документе специалисты отдела делопроизводства проставляют регистрационный штамп арбитражного суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля - на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа. Регистрационный штамп включает в себя наименование суда, дату регистрации и входящий регистрационный номер в виде порядкового номера относительно регистрации документа в соответствующем журнале.

Регистрационный штамп ставится на каждом отдельно оформленном документе.

Регистрация поступающих в суд документов производится в АИС «Судопроизводство» и ЭОС «Дело».

2.3.7. Материалы к судебным делам, включающие в себя ходатайства, отзывы на кассационные жалобы, дополнительные материалы к судебным делам, передаются судье, в производстве которого находится соответствующее дело, под расписку помощника судьи или специалиста делопроизводства в журнале установленной формы.

Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел и предназначенные для доклада руководству суда, регистрируются в ЭОС «Дело» вместе с отсканированными копиями и передаются под расписку в секретариат председателя суда. После принятия председателем ФАС ПО решения по документу работник секретариата вводит в ЭОС «Дело» фамилию назначенного исполнителя (исполнителей), содержание резолюции, сведения о постановке на контроль, срок исполнения и передает документ специалисту канцелярии отдела делопроизводства.

Специалист канцелярии под расписку в журнале передачи документа передает оригинал или электронную копию документа исполнителю или помощнику исполнителя.

Обращения, запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации, представителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, администрации субъектов Российской Федерации, средств массовой информации направляются в секретариат председателя суда.

Федеральные законы и нормативные правовые акты, поступающие в ФАС ПО, после их регистрации передаются в секретариат председателя суда.

Тексты федеральных законов и нормативных правовых актов передаются в отдел информатизации и технического обслуживания ФАС ПО для учета, кодификации, хранения и, при необходимости, информационного обеспечения судебных составов и подразделений арбитражного суда.

Документы с грифом «Для служебного пользования» регистрируются в ЭОС «Дело» и передаются работникам подразделений суда под расписку.

2.3.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку специалистами отдела делопроизводства с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.

Учет поступивших факсограмм и электронных сообщений ведется работниками секретариата председателя суда, отдела делопроизводства и помощниками заместителей председателя суда.

2.3.9. Все возвращенные уведомления по судебным делам регистрируются в АИС «Судопроизводство». Также регистрируются письма, возвращенные отделениями связи с указанием причины возврата.

2.3.10. На пакетах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в канцелярию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.

2.3.11. При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным, не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому из них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.

2.3.12. Оригинал документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются электронные копии.

2.3.13. Ввиду сокращенных сроков рассмотрения ходатайств об обеспечении иска, о приостановлении исполнения судебных актов документы, содержащие такие ходатайства, подлежат немедленной передаче из экспедиции в канцелярию отдела делопроизводства. После регистрации в день получения они передаются судье, в производстве которого находится дело под расписку помощника судьи или специалиста делопроизводства в журнале установленной формы.

Процессуальные сроки исчисляются с момента регистрации судебного дела специалистами группы регистрации отдела делопроизводства.


Страницы: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |