Номенклатура дел

VII. Организация документов в делопроизводстве

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве судебных составов и подразделений арбитражного суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив суда, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

7.1.2. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы суда.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.3. Сводная номенклатура дел суда формируется в соответствии со структурой его аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных составов и структурных подразделений.

7.1.4. Сводная номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (Приложение № 12) составляется специалистом архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных составов и подразделений, представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (Приложение № 13).

7.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается начальником отдела делопроизводства, согласовывается с ЭК ФАС ПО, с ЭПМК ГАУ при КМ РТ) иутверждается председателем ФАС ПО не позднее декабря текущего года. Согласовывание номенклатуры дел с ЭПМК ГАУ при КМ РТ осуществляется не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений.

7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства суда. Второй – используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего варианта. Третий – находится в архиве ФАС ПО. Четвертый – в Национальном архиве Республики Татарстан.

7.1.7. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.8. Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

7.1.9. Графы сводной номенклатуры дел ФАС ПО, номенклатур дел судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются порядковым номером судебного состава или подразделения и порядковым номером заголовка дела по номенклатуре.

Например: 01 - 01

где: 01 – индекс председателя суда;

01 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс может сохраняться.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела. Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок («Разные материалы» «Общая переписка» и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название арбитражного суда или структурного подразделения (автор документа);
• адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, представления, приказы и т.д.), например:

Документы (представления, приказы) по присвоению классных чинов государственным служащим аппарата суда.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

• Переписка с арбитражными судами Поволжского округа по вопросам их деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

• Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за судом и должностными лицами.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

• Переписка с ФАС ПО по финансовым вопросам.

Если содержание дела касается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела указывают не конкретное наименование организаций, а общее видовое название, например:

• Переписка с арбитражными судами субъектов Российской Федерации по кадровым вопросам.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) за которой составлены планы (отчеты), например:

• Годовые статистические отчеты ФАС ПО по рассмотрению споров, возникших из гражданских и административных правоотношений.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляется заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

7.1.10. Графа 3 заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается ЭК ФАС ПО по согласованию с ЭПМК ГАУ при КМ РТ.

В графе 5 «Примечания» проставляются отметки о заведении новых дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

7.1.11. Поокончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, специалисты судебных составов и подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (Приложение № 14).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей специалист архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в суде (Приложение № 15).

7.2. Формирование дел по номенклатуре

7.2.1. Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• подшивать в дело только исполненные правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• подшивать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников;
• документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно;
• приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся;
• при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.);
• в дело не должны подшиваться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.

7.2.2. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет председатель судебного состава, руководитель подразделения. На документе проставляется отметка: «В дело № », ставятся дата и подпись руководителя.

7.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по кадровым вопросам формируются в отдельное дело.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Обращения граждан и должностных лиц по вопросам организации работы ФАС ПО (предложения, заявления и жалобы) и вседокументы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.

7.2.4. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.5. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут председателей судебных составов, подразделений и соответствующие специалисты.

VIII. Порядок передачи на хранение в архив и выдачи из архива документов

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой России.

Экспертиза проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению в архиве арбитражного суда.

8.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФАС ПО создается постоянно действующая экспертная комиссия, председателем которой является один из заместителей председателя суда. ЭК ФАС ПО утверждается председателя суда.

Функции, права и организация работы ЭК ФАС ПО определяются положением, которое согласовывается с ЭПМК ГАУ при КМ РТ и утверждается председателем ФАС ПО.

8.1.3. Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными работниками с привлечением специалистов архива. Окончательное решение по отобранным документам принимает ЭК ФАС ПО.

8.1.4. При проведении экспертизы ценности осуществляется:

• отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ФАС ПО;
• отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли.

На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения.

8.1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.1.6. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом структурном подразделении ФАС ПО описи на дела постоянного хранения (Приложение № 16) составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива суда. По этим описям документы сдаются в архив суда. Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел ФАС ПО.

Описи дел составляются по установленной форме. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
• порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении по порядку в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий ит.д.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации ЭК опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

8.1.7. Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «До минования надобности» и т.п.

8.1.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения (Приложение № 17) за этот же период. Указанные описи согласовываются с ЭК ФАС ПО. Согласованные описи дел постоянного хранения, а также описи дел по личному составу (Приложение № 18) утверждаются председателем ФАС ПО после утверждения ЭПМК ГАУ при КМ РТ.

8.1.9. По результатам экспертизы ценности документов архивариусом составляются акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве суда кассационных производств и дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения (Приложения № 19-20).

8.1.10. Кассационные производства, дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

8.2. Оформление и передача в архив кассационных производств и дел по номенклатуре

8.2.1. До передачи в архив кассационные производства и дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

8.2.2. В архив сдаются все кассационные производства и дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям, порядок составления которых определен настоящей Инструкцией.

8.2.3. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив суда.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

На корешке обложки дела указывается индекс по номенклатуре дел.

8.2.4. Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалиста архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

8.2.5. Полному оформлению подлежат предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает:

• подшивку и переплет дела;
• изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
• нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (Приложение № 21);
• составление внутренней описи документов дела (Приложение № 22);
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

8.2.6. Сроки хранения судебных дел проставляются только судьями на лицевой стороне обложки судебного дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

• наименование суда (ФАС ПО);
• наименование структурного подразделения; индекс дела;
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

8.2.7. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование суда указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – цифровое обозначение дела по номенклатуре дел ФАС ПО; заголовок дела переносится из номенклатуры дел ФАС ПО, согласованной с экспертно-проверочной комиссией федерального архива; дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

8.2.8. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

8.2.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8.2.10. По завершении года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, при их несоответствии в заголовок вносятся изменения и дополнения.

8.2.11. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности суда, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального архива.

8.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с условием свободного чтения текста документов.

8.2.13. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистематизации документов, не составляются заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.14. Кассационные производства подлежат полному оформлению и хранятся 2 года в структурных подразделениях, после чего передаются в архив суда, где хранятся до истечения срока ведомственного хранения.

8.2.15. Кассационные производства и дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

8.2.16. Передача кассационных производств и дел по номенклатуре в архив производится по графику, составленному специалистом архива, согласованному с председателями судебных составов и руководителями подразделений.

8.2.17. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста судебного состава или подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически сданных в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего (специалиста) архивом и специалиста, передавшего дела.

8.2.18. Исчисление срока хранения дел и документов в архиве суда производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

8.3. Выдача из архива документов

8.3.1. Выдача из архива кассационных производств и дел по номенклатуре в судебные составы и подразделения производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений (Приложение № 23) под расписку в журнале регистрации дел, находящихся в архиве.

На выданное кассационное производство или дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего кассационное производство или дело (Приложения № 24-25).

Кассационные производства и дела по номенклатуре выдаются на срок не более одного месяца.

8.3.2. Выдача или направление сторонним организациям оригиналов, документов и копий из кассационных производств, а также документов из дел постоянного хранения допускается только с письменного разрешения руководства ФАС ПО.

8.3.3. Ознакомление с кассационным производством, находящимся в архиве суда, лиц, участвующих в деле, их представителей, а также иных лиц и представителей средств массовой информации допускается при наличии письменного заявления, доверенности и письменного разрешения руководства суда.

8.3.4. Ознакомление с кассационным производством осуществляется в рабочем помещении архива или судебного состава в присутствии одного из их работников в обстановке, исключающей возможность изъятия из кассационного производства документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений.

8.3.5. Лицо, знакомящееся с кассационным производством, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с ним на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с кассационным производством. Данный документ подшивается в кассационное производство специалистом архива и вносится во внутреннюю опись кассационного производства.

При наличии на внутренней стороне обложки судебного дела раздела «С материалами дела ознакомлены» запись об ознакомлении делается на обложке.

8.3.6. Выдача копий документов из кассационного производства, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по письменному разрешению судьи, в производстве которого находилось судебное дело, оформленному на запросе заявителя.

Выдача таких копий специалистом архива сторонним лицам и организациям производится по письменному запросу и письменному разрешению руководства ФАС ПО.

8.3.7. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга, диаметром 40-45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

8.3.8. Лицо, получающее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, указав реквизиты документа, устанавливающего его личность.

Страницы: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 

Опубликовано: 26.03.2010 09:08 Обновлено: 18.05.2023 12:17