Организация контроля исполнения

V. Организация контроля исполнения

5.1. Контроль за исполнением документов и поручений

5.1.1. Общий контроль за своевременным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений председателя суда, планов работы, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет администратор суда.

Оперативный контроль по исполнению промежуточных определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на помощников судей и специалистов судебного состава.

5.1.2. Контроль осуществляется по журналам учета с использованием средств АИС «Судопроизводство» и ЭОС «Дело». При отсутствии в базе данных необходимых для контроля сведений начальник отдела делопроизводства запрашивает их у руководителей и работников судебных составов, подразделений.

5.1.3. О ходе исполнения документов и поручений специалисты, ответственные за делопроизводство (помощники судей), 1, 10 и 20-го числа каждого месяца докладывают председателям судебных составов, руководителям подразделений.

Необходимость постановки документа на контроль определяет руководитель, дающий указание по исполнению документа.

5.1.4. По указанию руководства арбитражного суда документы особой важности ставятся на особый контроль с отметкой срока исполнения, о чем секретариат председателя суда немедленно информирует исполнителя и начальника отдела делопроизводства.

Снятие с особого контроля документов и поручений производится только с согласия тех руководителей, по указанию которых они были взяты на особый контроль.

5.1.5. Контроль исполнения в судебном составе, подразделении включает в себя:

• проверку своевременности отправки почтовой связью или вручения лицам, участвующим в деле, копий судебных актов и извещений о времени рассмотрения судебного дела;
• вручение исполнителю документа или поручения либо ознакомление с ними; проверку хода и сроков исполнения;
• информирование судей об истечении срока исполнения определений; информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, за пять дней до истечения срока исполнения;
• проверку фактического исполнения; снятие с контроля по резолюции руководителя исполненного документа или поручения.

5.1.6. По всем поручениям и документам, находящимся на контроле, секретариатом председателя суда ведется картотека, составляются сводки отдельно по каждому календарному году.

5.1.7. Исполнение осуществляется в сроки, указанные в поручении или резолюции. Поручения с резолюцией «Срочно» исполняются в трехдневный срок, с пометкой «Оперативно» – в десятидневный срок, остальные – в пределах месячного срока (30 дней), исчисляемого с даты поступления документа (по входящему документу) или даты резолюции руководства (по внутреннему документу).

Срок исполнения по обращениям граждан установлен 30 дней. Началом срока рассмотрения обращения считается день его регистрации в суде.

В случае, если окончание срока приходится на выходной или праздничный день, днем окончания срока рассмотрения считается первый рабочий день, следующего за выходным (праздничным) днем.

Если для рассмотрения и разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных документов, изучение материалов судебных дел, находящихся в вышестоящих судах, сроки могут быть продлены не более чем на 30 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя, давшего поручение, и фиксируется в журнале установленной формы.

5.1.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

5.1.9. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения на остающейся в подразделении копии письма, в журнале учета специалистом по делопроизводству делается отметка «Контроль». Специалист по делопроизводству осуществляет по этим документам контроль до поступления ответа в суд ответа.

5.1.10. Председатели судебных составов, руководители подразделений, которым руководством суда поручено исполнение, ежемесячно, не позднее 5-го числа, сообщают в секретариат председателя суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля, а также не позднее 5-го числа следующего после завершения квартала месяца – о ходе выполнения находящихся на контроле приказов, распоряжений, планов работы арбитражного суда и поручений руководства суда, не взятых на особый контроль.

5.1.11. Секретариат председателя суда ежемесячно докладывает председателю суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля и ежеквартально – о ходе исполнения иных контролируемых документов.

5.1.12. Промежуточные определения арбитражного суда, в которых установлен срок совершения предписываемых действий или момент, пресекающий действие определения, запросы об истребовании документов, если в них указан срок исполнения, снимаются с контроля после истечения определенных судом сроков или конкретного момента, о чем специалист судебного состава (помощник судьи) немедленно докладывает судье.

5.1.13. Плановые задания, документы и поручения снимаются с контроля на основании подписанного руководством суда итогового документа или резолюции руководства суда о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в служебной записке, подписанного (утвержденного) итогового документа или ответа заявителю. Промежуточные ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля. 

5.2. Контроль за ведением делопроизводства

5.2.1. Осуществление оперативного контроля за прохождением документов, их регистрация и учет ведутся в электронной базе данных отдела делопроизводства и в журналах установленной формы.

5.2.2. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства периодически, не реже двух раз в год, проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях, а также проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения «Кассационных производств» и документов, своевременную передачу «Кассационных производств» в архив, контролирует правильность их оформления и оформления судебных дел и документов, своевременность введения информации в АИС «Судопроизводство» и ЭОС «Дело». О результатах проверки докладывается руководству суда, председателям судебных составов и руководителям подразделений.

Справки по итогам проверки представляются руководству суда.

5.2.3. В период прохождения судебного дела контроль за соблюдением сроков подготовки судебных актов и своевременностью их отправки осуществляется через АИС «Судопроизводство».

5.2.4. При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения администратору суда и начальнику отдела делопроизводства по совершенствованию работу с документами и улучшению делопроизводства. 

5.3. Учет количества документов

5.3.1. Отдел делопроизводства и специалисты по делопроизводству судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в суде за соответствующий отрезок времени.

5.3.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий и приложений к нему.

5.3.3. Количество печатных тиражируемых документов подсчитывается отдельно по журналам учета выполненных работ в группе автоматизированной подготовки документов и копировально-множительном бюро.

5.3.4. Показатели документооборота используются для анализа объема работы, определения достаточности технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

5.3.5. При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения заместителям председателя суда ив отдел делопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства. 

VI. Техническое обеспечение процесса делопроизводства 

6.1. Изготовление, использование, учет и хранение печатей, штампов и бланков

6.1.1. Изготовление печатей (за исключением гербовой печати) и штампов по заявкам структурных подразделений обеспечивается администратором суда по разрешению председателя суда.

6.1.2. Все изготовленные печати и штампы (за исключением печатей, штампов и металлических печатей, непосредственно полученных лицом, ответственным за ведение секретного делопроизводства) учитываются в отделе делопроизводства в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку работникам судебных составов и подразделений, отвечающим за их использование и сохранность (Приложение № 10).

6.1.3. Печати и штампы, типографские бланки документов должны храниться в металлических запирающихся шкафах в условиях, исключающих доступ к ним работников, не имеющих отношения к использованию печатей и бланков, а также посторонних лиц.

6.1.4. Ответственность за хранение и использование по назначению печатей, штампов и бланков всудебных составах и подразделениях несут их руководители и назначенные ими работники.

6.1.5. Выдача печатей, штампов и бланков производится заместителем начальника отдела делопроизводства суда под расписку получателя в соответствующем журнале. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой по указанию председателя суда.

Об утрате печати или штампа немедленно ставятся в известность председатель суда, председатель судебного состава или руководитель подразделения и начальник отдела делопроизводства.

6.1.6. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел делопроизводства.

6.1.7. Работник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переходе в другое подразделение обязан сдать их в отдел делопроизводства.

6.1.8. Уничтожение печатей, штампов, устаревших бланков производится работниками по указанию председателя суда с составлением акта, подписываемого администратором или начальником отдела делопроизводства и двумя работниками суда, путем сжигания или резки. 

6.2. Использование гербовой печати и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

6.2.1. Порядок изготовления, хранения и контроля за использованием по назначению печати ФАС ПО с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) установлен письмом ВАС РФ от 03.02.2003 №  С1-7/ОУ-80 «О порядке изготовления, хранения и использования в арбитражных судах печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовых печатей)».

6.2.2. Письма за подписью председателя суда и его заместителей, направляемые в федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации арбитражные суды, печатаются на бланках ФАС ПО с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

6.2.3. Письма, направляемые судом в другие арбитражные суды, организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию арбитражного суда, подписываются соответствующими должностными лицами (их заместителями) и печатаются на бланках ФАС ПО с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте. 

6.3. Машинописные работы

6.3.1. Печатание процессуальных и иных служебных документов ФАС ПО осуществляется специалистами судебных составов, помощниками судей и работниками структурных подразделений с использованием компьютерной техники.

6.3.2. Специалисты судебных составов (помощники судей) принимают в печать только процессуальные, служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью суда.

6.3.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть разборчиво написаны на листах, заполняемых текстом только с одной стороны, пастой или чернилами темного цвета. Небрежные или неразборчивые рукописи с исправлениями цветной пастой или цветными чернилами, а также карандашом не принимаются.

6.3.4. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных юридических и других терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, на соблюдение правил орфографии и пунктуации.

Наименования организаций и предприятий на иностранном языке печатаются латинским шрифтом.

Корректорская работа специалистами, печатающими документ, не производится.

Печатание под диктовку, как правило, не допускается.

6.3.5. Печатание документов производится на лицевой стороне бланков установленной формы или на одной стороне листов бумаги стандартных размеров. Первоочередному исполнению подлежат документы и материалы за подписью председателя суда, его заместителей, проекты приказов и распоряжений.

6.3.6. Документы, представляемые на подпись руководству суда, печатаются, как правило, через 2 интервала, другие документы – через полтора, если иное не указано в заявке.

Документы, состоящие из двух листов и более, должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в середине верхнего поля листа документа.

6.3.7. На лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева проставляются фамилия и телефон исполнителя. На процессуальных документах, ответах по заявлениям и жалобам эти реквизиты не печатаются.

На каждой странице отпечатанного процессуального документа в правом верхнем углу проставляется - шифр специалиста, печатавшего документ.

6.3.8. Хранению в электронном виде на сетевых дисках подлежат все документы, принимаемые судом.

6.3.9. Секретные документы печатаются работниками, ответственными за ведение секретного делопроизводства. 

6.4. Тиражирование документов и копировальные работы

6.4.1. Тиражированию машинописным способом или путем ксерокопирования в судебных составах, подразделениях и копировально-множительном бюро подлежат только судебные акты, служебные документы и материалы, связанные с деятельностью суда, с обязательной регистрацией в журналах установленной формы (Приложение № 11).

Тиражирование документов большого формата и большим тиражом производится в копировально-множительном бюро отдела делопроизводства.

Тиражирование документов объемом до трех страниц в количестве до пяти экземпляров производится, как правило, непосредственно в судебных составах и подразделениях, имеющих копировально-множительные аппараты.

6.4.2. Материалы для тиражирования представляются с четким, ясным машинописным текстом, в несброшюрованном виде. На тиражирование сдаются, как правило, первые экземпляры (оригиналы) документов. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления или, исходя из указаний руководства арбитражного суда, срочно.

Оригиналы материалов возвращаются заказчикам при выдаче им готового тиража.

6.4.3. Администратор суда, начальник отдела делопроизводства вправе проверить обоснованность тиража с целью обеспечения рационального использования рабочего времени специалистов-операторов, экономного расходования бумаги и материалов, сохранения ресурса копировально-множительных машин.

6.4.4. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при передаче на тиражирование должны быть оформлены по установленным правилам лицом, отвечающим в судебном составе, подразделении за режим работы с такими документами.

Страницы: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 5 | 6 | 7 | 

Опубликовано: 26.03.2010 09:03 Обновлено: 18.05.2023 12:17