Особенности

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 

4.1. Приказ, распоряжение

4.1.1. Приказ – правовой акт, издаваемый председателем суда в целях решения задач по организационным, правовым, финансовым вопросам, а также по вопросам  планирования, труда и т.д.

4.1.2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый председателем суда, для разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается определенного круга исполнителей.

4.1.3. Распорядительные документы, поступающие из ВАС РФ, могут доводиться до структурных подразделений ФАС ПО непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из вышестоящего органа. Применительно к задачам суда планируются мероприятия, подлежащие осуществлению. Такие распорядительные документы должны содержать ссылку на документ, послуживший основанием к их изданию с указанием его наименования, даты и номера.

4.1.4. Указания по подготовке распорядительного документа даются в форме резолюции председателя суда за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действий, срока исполнения, даты резолюции.

Секретариат председателя суда ставит документ на контроль и передает под расписку исполнителю.

4.1.5. Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование арбитражного суда (подразделения - для распоряжения его руководителя); наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания, которая оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Регистрационный номер документа состоит из индекса отдела и порядкового номера. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Все приказы регистрируются в отделе кадров и хранятся в папке по номенклатуре дел. Распоряжения также регистрируются в отделе кадров.

4.1.6. Приказ должен иметь заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста документа, отвечая на вопросы о чем? (о ком?) или чего? (кого?).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

4.1.7. Текст документа отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman, размером шрифта – 14 кегль, через 1,5 интервал; с четко обозначенными абзацами равными 1,25 см (5 знаков) и выравнивается по ширине страницы.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются факты и события, цели и задачи, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Приказ может предусматривать несколько различных по характеру действий, поэтому распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которых возлагается контроль за исполнением.

4.1.8. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указывается дата документа, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта, распорядительный документ должен содержать слова: «Признать утратившим силу...».

4.1.9. Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования.

Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования.

При несогласии с проектом распорядительного документа визирующий излагает свое мнение в письменной форме на отдельном листе, приводя мотивированные возражения или новую формулировку.

4.1.10. Проекты распорядительных документов в процессе подготовки согласуются с руководством суда, заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Оформленные документы передаются на подпись председателю ФАС ПО, после чего работники отдела кадров и государственной службы указывают на них дату и порядковый номер.

4.1.11. Руководитель структурного подразделения, отвечающий за исполнение поручения, содержащегося в приказе или распоряжении, знакомит с документом и поручением, содержащимся в нем, всех работников подразделения, которых касается исполнение документа, либо обеспечивает передачу им копий документа с резолюцией руководства, организует и контролирует исполнение документа.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение – нормативный акт, определяющий структуру, функции, компетенцию суда.

Правила – нормативный акт, регулирующий организацию и порядок деятельности. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция – нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности суда.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты.

4.2.2. Общая структура документа включает в себя: наименование суда, гриф утверждения, заголовок, констатирующая часть, основной текст, подпись лица, подготовившего проект документа, дату.

4.2.3. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (должностная инструкция специалиста).

4.2.4. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

4.2.5. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты, при этом главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.2.6. Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

4.2.7. Положения, инструкции и правила, регулирующие внутреннюю деятельность суда и должностные обязанности его работников, утверждаются приказом председателя ФАС ПО сотрудники отдела кадров и государственной службы знакомят под роспись с положениями, инструкциями и правилами судей, государственных служащих и рабочих, которых касается содержание и исполнение документа. Подлинники указанных документов подшиваются в дела по номенклатуре и хранятся в отделе кадров и государственной службы. Копии положений, инструкций и правил передаются во все структурные подразделения ФАС ПО и в секретариат председателя суда, где они формируются в подшивки «Положения и инструкции Федерального арбитражного суда Поволжского округа». 

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на совещаниях, заседаниях и собраниях, который составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), собрания, представленных тезисов, докладов и выступлений, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями суда и должностными лицами, на которых возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.

4.3.2. Оригиналы документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

• Председатель или Председательствующий
• Секретарь
• Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек
• Повестка дня
• Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Номера постановлений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления в пределах вопроса.

4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, подготовившего рассмотрение вопроса.

4.3.6. Протоколы оформляют на стандартном бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма ФАС ПО могут представлять собой:

• ответы о выполнении приказов и распоряжений Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• ответы на письма, заявления и жалобы различных организаций, предприятий и частных лиц по всем вопросам, входящим в компетенцию суда;
• инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливает председатель ФАС ПО в виде резолюции. Если в резолюции срок исполнения не указан, то ответные письма готовятся в течение одного месяца со дня регистрации в канцелярии отдела делопроизводства.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.4.3. Служебные письма оформляют на стандартных бланках формата А4. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Служебное письмо составляется на русском языке.

4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

«ФАС ПО считает...»

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.5. Дата письма – дата его подписания, зафиксированного в тексте.

4.4.6. Работник отдела делопроизводства регистрирует подготовленный ответ в ЭОС «Дело». Одну копию ответа вместе с письмом приобщает к делу по номенклатуре, другую копию – к делу подразделения-исполнителя.

4.4.7. Служебные письма подписываются руководством суда и должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

В состав подписи входит: полное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее машинописная расшифровка.

4.5. Телеграммы

4.5.1. Телеграммы составляют для оперативной передачи сообщения. Для отправки они передаются в экспедицию отдела делопроизводства. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.

4.5.2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания, которые употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

4.5.3. Текст печатается по одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в экспедицию, а второй – в дело по номенклатуре отдела делопроизводства.

4.5.4. В телеграмме под чертой печатается наименование суда, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.

4.5.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены надписью под чертой «исправленному верить» и заверены исполнителем.

4.5.6. Перед адресом указывается категория телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная».

4.5.7. Телеграммы подписываются только Председателем суда или его заместителями. Председатель суда вправе определить категорию простых телеграмм, которые могут подписываться руководителями структурных подразделений и судьями. Подпись на телеграмме заверяется гербовой печатью ФАС ПО в канцелярии отдела делопроизводства.

4.5.8. Адрес отправителя печатается без сокращений, но со знаками препинания и под чертой в конце текста телеграммы.

Страницы: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

Опубликовано: 26.03.2010 08:59 Обновлено: 18.05.2023 12:17